до -20% при покупке от 2 штук* >> 
- Выбор мебели, ее расстановка
- Подбор необходимого технического оборудования
- Для более вдохновляющей рабочей среды
Обустройство конференц-зала требует особого внимания. Необходимо обратить внимание на следующие вопросы: для какого количества сотрудников предназначено помещение, для каких конкретно целей оно будет использоваться, будут ли здесь также принимать клиентов, будут ли проводиться удаленные переговоры, как сделать работу в этих помещениях более продуктивной? Каждая ситуация уникальна и требует разной расстановки мебели, технического оборудования и т.д. Тем не менее, есть несколько советов, которые помогут Вам правильно обустроить конференц-зал для деловых встреч, пленарных заседаний, удаленной работы и многих других задач. Об этом расскажем в этом руководстве!
Выбор мебели, ее расстановка
Независимо от того, будет ли конференц-зал маленьким или большим, офисная мебель – это первое, что следует приобрести. Вариации мебели - форма, вместительность, дизайн - многочисленны. Какой вариант подходит именно Вам, зависит от того, для каких целей и для скольких людей будет использоваться зал.
Варианты расстановки мебели в конференц-зале.
- Если помещение среднего или большого размера и будет использоваться преимущественно для проведения образовательных и информационных мероприятий – семинаров, тренингов, брифингов для донесения информации средней аудитории (до 30 человек), наиболее удобна планировка класса. Двухместные столы расставлены рядами (на расстоянии друг от друга) и впереди стол для оратора(ов), или так называемая трибуна.
- При необходимости разместить в помещении максимальное количество слушателей чаще всего используется планировка театрального типа - впереди стол для выступающего и стулья, расставленные рядом друг с другом в ряды В таком варианте планировки нет столов для слушателей. Поэтому следует учитывать, что решение не подойдет для обучения сотрудников (трудно вести записи).
- Вариант круглого стола для организаций дискуссий, переговоров, пленарных заседаний. Здесь никто не сидит «впереди», поэтому сотрудники могут чувствовать себя наравне с руководством и более уверенно выражать свои мысли и идеи. Такое расположение может помочь творческим профессионалам работать более продуктивно. Стол не обязательно должен быть круглым. Это могут быть несколько прямоугольных или квадратных столов, соединенных вместе.
- Т-образное расположение. Руководство в этом случае находится в начале Т-буквы. Удобная планировка для проведения рабочих совещаний, пленарных заседаний, дискуссий, последовательного выступления и прослушивания сотрудников. Это популярное решение для небольших и средних помещений.
- Длинный многоместный прямоугольный стол. Этот вариант наиболее подходит для конференц-залов больших компаний. Видеопанели можно разместить над обеими сторонами стола для облегчения работы с материалами. Коммуникация основана на принципе эквивалентности.
Если под нужды Вашей компании и количество сотрудников наиболее подходит
планировка театрального типа, то визуально и функционально хорошо впишутся соединенные конференц-кресла – трехместные, четырехместные. В остальных случаях это должны быть удобные одноместные офисные кресла. Чем продолжительнее собрания и встречи, тем удобнее должна быть мебель – с мягкой обивкой, регулируемой высотой, высокой и регулируемой спинкой, подлокотниками. Если у Вас небольшой офис и поэтому Вам периодически нужно будет освобождать место в зале для более неформальных мероприятий, раскладные стулья будут наиболее подходящими.
Также столы для переговоров бывают складными — двухместные, трехместные и больше. Такие варианты можно использовать для круглой или Т-образной планировки. Если важно создать презентабельный конференц-зал, куда также будут периодически приходить клиенты, отдайте предпочтение более устойчивым конструкциям – круглым или треугольным деревянным столам, с прочными каркасами и ножками. Трибуна — лучший выбор для главного оратора. Для удобства оратора их высота составляет около 1 м, с регулируемой высотой и наклоном поверхности стола, полками для размещения материалов, папок, питьевой воды, колесиками для перемещения.
Вы не ошибетесь, если выберете мебель нейтральных и спокойных оттенков – кремового, коричневого, белого, черного. Если помещения маленькие или недостаточно освещены естественным светом, следует отдать предпочтение светлой мебели. Яркие цвета хорошо вписываются в конференц-залы представителей творческих профессий. Однако они должны быть согласованы с интерьером помещения, что лучше всего доверить профессиональным дизайнерам.
Подбор необходимого технического оборудования
Чтобы не переплачивать за техническое оснащение (а оно стоит недешево), на этом этапе следует более тщательно продумать, для каких целей будет использоваться помещение. Иногда для успешного рабочего процесса достаточно одного проектора, иногда нужны более серьезные видео- и аудиосистемы, особенно если предстоят масштабные конференций или удаленная работа.
Самое полезное конференц-оборудование.
- Проекторы. Видеопроекторы — один из самых популярных и доступных способов отображения рабочих материалов — изображений, графики, видео — в большом формате. Проектор пригодится в любом конференц-зале. Если выступление сопровождается наглядными материалами, сотрудники лучше понимают и запоминают новую информацию, что повышает производительность труда. Также он пригодится для отражения презентаций клиентам, коллегам или вышестоящему руководству, а также для видеозвонков, чтобы всем было хорошо видно участников, партнеров, клиентов, участвующих в совещании удаленно.
- Интерактивные доски. Пригодятся, если в зале будут проходить тренинги, обучающие семинары и т.д. Аудио- и видеоматериалы, графики, карты, интернет-ресурсы можно демонстрировать и редактировать во время обучения - делать пометки, зачеркивать, дополнять, записывать эти материалы, распечатывать и т.д.
- Системы воспроизведения видео – видеостены, LCD или LED панели. Выполняет ту же функцию, что и проекторы, но качество отражения изображения на более высоком уровне. Поэтому панели — гораздо более дорогое решение, но более подходящее для работы с документами. Для больших и важных конференций, кроме видеопанелей, в столы обычно интегрируют мониторы — для каждого участника собрания или один на двоих.
- Видеокамеры. Они чаще всего нужны для больших конференц-залов, так как могут использоваться для трансляции конференции на вышеупомянутые системы воспроизведения видео. Например, если в зале две видеокамеры, одна может снимать и транслировать аудиторию, другая — крупный план выступающего. Видеозапись, сделанная после окончания конференции, также может пригодится для рабочих заданий.
- Аудиосистемы – динамики, микрофоны. Незаменимое дополнение к средним и большим конференциям, чтобы каждое выступление было отчетливо слышно всем присутствующим.
Помимо технических средств, помогающих отразить и воспроизвести рабочий процесс, важно не забыть создать правильную среду для работы – комфортный микроклимат и освещение. Это поможет поддерживать работу сотрудников на высоком уровне, что особенно важно, когда в зале много людей или конференции затяжные. Для создания благоприятной рабочей среды используются встроенные кондиционеры, увлажнители воздуха, светильники с регулируемой интенсивностью света и цветовой температурой. Подробнее о важности освещения и его правильном размещении Вы можете узнать в другом нашем руководстве — «Насколько важно освещение на рабочем месте?».
Для более вдохновляющей рабочей среды
Наконец, каким бы технически оснащенным ни был конференц-зал, производительность труда сотрудников вряд ли будет на высоком уровне, если Вы не придадите «сухой» бизнес-среде некоторые детали, которые сделают интерьер более оригинальным, стильным, современным и тем самым более вдохновляющим!
Для декоративного оформления конференц-залов можно использовать:
- картины. Абстрактное искусство здесь будет как нельзя кстати, украшая нейтральные стены зала, привлекая внимание и стимулируя рождение новых идей;
- некоторые текстильные элементы. Длинные, эффектные, однотонные шторы, ковры-дорожки – то, что нужно для более роскошной обстановки;
- декоративные растения. Комнатные растения всегда оживляют интерьер и создают более приятную атмосферу. Лучшим выбором для конференц-залов являются искусственные растения, которые не требуют ухода и всегда выглядят свежо: подвесные декорации с искусственными цветами, искусственные цветы в горшках, букеты в декоративных вазах и т. д.
- компактный камин на биоэтаноле. Такой аксессуар отлично впишется в залы, где создаются творческие проекты, он также порадует сердца всех сотрудников.
Еще больше идей для вдохновляющей рабочей обстановки Вы найдете в нашем путеводителе «Интерьер рабочего пространства. Консультирует дизайнер интерьера». Но ясно одно – если Вы продумаете все элементы планировки от А до Я, в установленном Вами конференц-зале родится много новых идей, состоятся динамичные и продуктивные беседы, будут заключены новые и успешные бизнес-проекты. Удачи!
