Smaržas, kosmētika un elektronika skaistumam līdz -20%* + Bezmaksas piegāde ar kodu** SKAISTUMS424 
Konferenču telpas iekārtošana prasa iedziļināties daudzos jautājumos. Daži no tiem: cik daudziem darbiniekiem domātas telpas, kādiem konkrēti mērķiem tās tiks izmantotas, vai te tiks uzņemti arī klienti, vai notiks attālinātās pārrunas, kā padarīt darbu šajās telpās produktīvāku? Katra situācija ir unikāla un prasa savādāku mēbeļu izkārtojumu, tehnisko aprīkojumu utt. Tomēr ir daži pieturpunkti, uz kā balstīties, lai ātrāk nonāktu pie sava īstā konferenču zāles iekārtojuma darba sapulcēm, plenārsēdēm, attālinātajam darbam u.c. uzdevumiem. Par to arī stāstīsim šajā ceļvedī!
Mēbeļu izvēle, to izkārtojums
Vai konferenču telpa būs maza vai liela, biroja mēbeles ir pirmais, kas būtu jāiegādājas. To variāciju – formu, vietu ietilpību, dizainu - ir milzum daudz. Kurš variants ir vajadzīgs tieši Jums, atkarīgs no tā, kādiem nolūkiem un cik daudziem cilvēkiem tiks izmantota zāle.
Mēbeļu izkārtojuma varianti konferenču zālē.
- Ja telpas ir viduvējas vai lielas un primāri tiks izmantotas darba izglītojošiem un informatīviem pasākumiem – semināriem, treningiem, brīfingiem, lai nodotu informāciju viduvēji lielai auditorijai (līdz 30 cilvēkiem), ērtākais ir klases tipa izkārtojums. Rindās tiek kārtoti divvietīgie galdi (ar attālumu viens no otra) un priekšā atrodas galds runātājam(-iem) jeb tā dēvētā tribīne.
- Ja telpās nepieciešams ievietot maksimāli lielu klausītāju skaitu, visbiežāk lieto teātra tipa izkārtojumu – priekšā ir galds runātājam(-iem) un zālē rindās un blakus viens otram ir sakārtoti krēsli. Tādā izkārtojuma variantā klausītājiem nav galdu. Tādēļ jāņem vērā, ka risinājums nebūs īstais darbinieku apmācībām (apgrūtināti veikt pierakstus).
- Apaļā galda variants - iekārtojums pārrunām, diskusijām, plenārsēdēm. Neviens te nesēž “priekšgalā”, līdz ar ko darbinieki var justies līdzvērtīgi vadībai un drošāk izpaust savas domas un idejas. Šāds izkārtojums var palīdzēt būt produktīvākiem radošo profesiju pārstāvjiem. Galdam ne obligāti jābūt apaļam. Tie var būt vairāki kopā saliktie taisnstūrveida vai kvadrātveida galdi.
- T-veida izvietojums. Priekšniecība šajā gadījumā atrodas T-burta priekšgalā. Ērts izkārtojums, lai vadītu darba sapulces, plenārsēdes, pārrunas, secīgi runājot un uzklausot darbiniekus. Šis ir populārs risinājums nelielām un viduvējām telpām.
- Garš, daudzvietīgs taisnstūrveida galds. Šāds variants ir piemērotākais lielu kompāniju konferenču zālēm. Virs abām galda pusēm var izvietot videopaneļus, lai būtu ērti strādāt ar materiāliem. Komunikācija balstās uz līdzvērtības principa.
Ja Jūsu uzņēmuma vajadzībām un darbinieku skaitam piemērotākais ir teātra tipa izkārtojums, vizuāli un funkcionāli te labi iederēsies savietotie konferenču krēsli - trīsvietīgie, četrvietīgie. Pārējos gadījumos tiem jābūt ērtiem vienvietīgajiem biroja krēsliem. Jo garākas mēdz būt sēdes un sanāksmes, jo ērtākām jābūt mēbelēm – ar mīkstu apšuvi, regulējamu augstumu, augstu un regulējamu atzveltni, rokas balstiem. Ja Jums ir mazs birojs, tādēļ zālē periodiski vajadzēs atbrīvot vietu neformālākiem pasākumiem, piemērotākie būs salokāmie krēsli.
Arī konferenču galdi mēdz būt salokāmie – divvietīgie, trīsvietīgie un lielāki. Tādus variantus var izmantot skolas tipa, apaļā galda, T-veida izkārtojumam. Ja svarīgi radīt prezentablu konferenču zāli, kur periodiski ieradīsies arī klienti, dodiet priekšroku stabilākām konstrukcijām - apaļiem vai tainstūrveida koka galdiem, ar izturīgiem rāmjiem un kājiņām. Kā “priekšgala” galdiņu runātājam vislabāk izvēlēties tribīni. Runātāja ērtībai tās ir ap 1 m augstas, ar regulējamu galda virsmas augstumu un slīpumu, plauktiņiem materiālu, mapju, dzeramā ūdens novietošanai, ritentiņiem pārvietošanai.
Nekļūdīsieties, ja izvēlēsieties neitrālu un mierīgu toņu mēbeles – krēmkrāsas, brūnas, baltas, melnas. Ja telpas ir mazas vai nepietiekami izgaismotas ar dabīgo gaismu, jādod priekšroka gaišām mēbelēm. Košas krāsas labi iederas radošo profesiju pārstāvju konferenču zālēs. Taču tās jāsaskaņo ar telpu interjeru, ko vislabāk uzticēt profesionāliem dizaineriem.
Vajadzīgā tehniskā aprīkojuma atlase
Lai nepārmaksātu par biroja tehniku (kura nav no lētajiem), šajā posmā būtu vēl rūpīgāk jāapdomā mērķi, kuriem tiks izmantotas telpas. Dažkārt veiksmīgam darba procesam pietiek ar projektoru vien, citreiz vajadzīgas nopietnākas video un audiosistēmas, īpaši, ja notiek lielas konferences vai attālinātais darbs.
Noderīgākais konferenču aprīkojums.
- Projektori. Videoprojektori ir viens no populārākajiem un pieejamākiem veidiem, kā lielā formātā rādīt darba materiālus – attēlus, grafikus, video. Projektors būs noderīgs jebkurā konferenču zālē. Ja runu pavada vizuālie materiāli, darbinieki labāk izprot un iegaumē jaunu informāciju, kas ceļ darba produktivitāti. Tas noderēs arī prezentāciju atspoguļošanai klientiem, kolēģiem vai augstākai vadībai, kā arī videozvanu projektēšanai, lai visiem būtu labi saskatāmi dalībnieki, partneri, klienti, kuri sapulcē piedalās attālināti.
- Interaktīvās tāfeles. Noderīgs atribūts, ja zālē norisināsies apmācības, izglītojošie semināri u.tml. Var demonstrēt audio un videomateriālus, grafikus, kartes, interneta resursus un apmācību laikā rediģēt tos – veikt piezīmes, svītrojumus, papildinājumus, ierakstīt šos materiālus, izdrukāt utt.
Interaktīvā tāfele, TRIUMPH BOARD INTERACTIVE FLAT PANEL UHD 65", balta
- Videoatskaņošanas sistēmas – videosienas, LCD vai LED paneļi. Pilda līdzīgu funkciju, kā projektori, taču attēlu atspoguļojuma kvalitāte ir augstākā līmenī. Tādēļ paneļi ir krietni dārgāks risinājums, taču piemērotāks darbam ar dokumentiem. Lielām un svarīgām konferencēm papildus videopaneļiem galdos mēdz integrēt monitorus – katram sanāksmes loceklim vai vienu uz diviem.
- Videokameras. Visbiežāk nepieciešamas lielām konferenču zālēm, jo ar to palīdzību var translēt konferences gaitu uz minētajām videoatskaņošanas sistēmām. Piemēram, ja zālē ir divas videokameras, viena var filmēt un translēt auditoriju, otra – runātāju tuvplānā. Arī pēc konferences noslēguma veiktais videoieraksts var būt noderīgs darba uzdevumiem.
- Audiosistēmas – skaļruņi, tumbas. Svarīgs papildinājums vidējām un lielām konferencēm, lai katra runa būtu skaidri dzirdama visiem klātesošajiem.
Papildus tehniskajiem rīkiem, kas palīdz atspoguļot un atskaņot darba procesu, svarīgi neaizmirst radīt darbam atbilstošo vidi – komfortablu mikroklimatu un apgaismojumu. Tas palīdzēs uzturēt darbinieku darbaspējas augstā līmenī, kas ir īpaši svarīgi, ja zālē atrodas daudz cilvēku vai arī konferences ir garas. Labvēlīgai darba videi izmanto iebūvējamos gaisa kondicionierus, gaisa mitrinātājus, lampas ar regulējamu gaismas intensitāti un krāsu temperatūru. Vairāk par apgaismojuma nozīmi un pareizu izvietojumu varat uzzināt citā mūsu ceļvedī - “Cik svarīgs ir apgaismojums darba vietā?”.
Iedvesmojošākai darba videi
Visbeidzot, lai cik tehniski aprīkota būtu konferenču zāle, darbinieku produktivitāte diez vai būs augstā līmenī, ja nepiešķirsiet “sausai” biznesa videi dažas detaļas, kas padarīs interjeru oriģinālāku, stilīgāku, mūsdienīgāku un tādējādi iedvesmojošāku!
Konferenču telpas dekoratīvajam noformējumam var izmantot:
- kanvas, gleznas. Abstraktā māksla šeit būs tieši vietā, izrotās zāles neitrālās sienas, piesaistīs skatienus un rosinās dzimt jaunas idejas;
- dažus tekstila elementus. Gari, efektīgi, vienkrāsaini aizkari-portjeras, paklāji-celiņi – tas, kas vajadzīgs greznākai videi;
- dekoratīvos augus. Istabas augi vienmēr atdzīvina interjeru un rada patīkamāku gaisotni. Vislabākā izvēle konferenču zālēm ir mākslīgie augi, kuri neprasa apkopi un vienmēr izskatās kā svaigi: piekarināmas dekorācijas ar mākslīgajiem ziediem, mākslīgie ziedi podiņos, puķu pušķi dekoratīvās vāzēs u.c.
- kompaktu bioetanola kamīnu. Šāds aksesuārs perfekti iederēsies zālēs, kur top radošie projekti un priecēs visu darbinieku sirdis.
Vēl vairāk ideju iedvesmojošai darba videi Jūs varat smelties mūsu ceļvedī “Darba telpas interjers. Konsultē interjera dizainere”. Taču viens ir skaidrs, - ja pārdomāsiet visus izkārtojuma elementus no A līdz Z, Jūsu ierīkotajā konferenču zālē dzims daudz jaunu ideju, norisināsies dinamiskas un produktīvas sarunas, tik noslēgti jauni un veiksmīgi biznesa projekti. Lai izdodas!
